Co obejmuje usługa
Adres w domenie firmy porządkuje kontakt z klientami i wzmacnia rozpoznawalność marki. Pomagamy przygotować skrzynki dla zespołu, adresy działów i dostęp na komputerach oraz telefonach. Konfigurację poczty planujemy razem z DNS, zasadami bezpieczeństwa i sposobem archiwizacji wiadomości.
Skrzynki i adresy dla zespołu
Osobne skrzynki, aliasy i przekierowania pełnią różne funkcje. Skrzynka przechowuje wiadomości, alias kieruje je na istniejący adres, a przekierowanie przesyła dalej. Pomagamy dobrać strukturę do ról w firmie. Warto ustalić właściciela każdego adresu, zasady dostępu i postępowanie po zmianach w zespole.
Dostarczalność i ochrona domeny
SPF wskazuje dozwolone serwery wysyłające, DKIM umożliwia podpisywanie wiadomości, a DMARC określa sposób oceny zgodności nadawcy. Konfiguracja tych rekordów pomaga ograniczyć podszywanie się pod domenę. Nie gwarantuje jednak dostarczenia każdej wiadomości: znaczenie mają też reputacja nadawcy, treść wiadomości i polityka serwera odbiorcy.
Migracja oraz codzienna praca
Przed przeniesieniem poczty sprawdzamy listę skrzynek, ilość danych i konfigurację urządzeń. Ustalamy kolejność kopiowania oraz zmianę rekordów MX. Po wdrożeniu testujemy wysyłanie i odbieranie wiadomości. Kontakty, kalendarze i lokalne archiwa wymagają osobnego sprawdzenia, ponieważ nie wszystkie dane są przechowywane w skrzynce IMAP.
Porządek w komunikacji firmy
Dobrze zaplanowane adresy pomagają oddzielić sprzedaż, obsługę klienta i sprawy administracyjne. Nowy pracownik powinien otrzymać własny dostęp, a adresy wspólne jasno określone zasady obsługi. Pomagamy ustalić strukturę bez tworzenia niepotrzebnych skrzynek. Warto również sprawdzić miejsce zajmowane przez załączniki i sposób pracy na kilku urządzeniach, aby codzienna komunikacja pozostawała wygodna.
Przygotowanie wdrożenia poczty
Sporządź listę skrzynek, aliasów i przekierowań. Podaj przybliżoną ilość danych oraz używane programy pocztowe. Wymień systemy wysyłające automatyczne wiadomości: sklep, formularze, CRM czy newsletter. Ustal, czy mają być przenoszone kontakty i kalendarze oraz kto zatwierdzi zmianę DNS. Dzięki temu migracja uwzględni pracę zespołu i nie ograniczy się do samych wiadomości.